Каждый из нас сталкивался с подобным явлением. До сдачи годового отчета (курсовой, экзамена, представления проекта и т.д.) остается все меньше времени, а мы, как говорится, и в ус не дуем. При этом прекрасно осознаем важность работы, свою ответственность за ее своевременное выполнение, перспективы, связанные с успешным завершением дела. Мысленно ругаем себя за лень, даем самим себе обещания «завтра с утра взяться и сделать», но… не двигаемся с места. Знакомая ситуация, не правда ли?
Cпешу успокоить всех «нерадивых ленивцев». Такое поведение вовсе не является ленью и имеет совсем иную психологическую природу. Существует даже специальный термин для его обозначения – прокрастинация. В психологии это означает постоянное откладывание и перенесение важных дел на потом. Мы не будем углубляться в причины данного явления, т.к. их достаточно много и у каждой из них есть свои нюансы. Среди наиболее типичных, лежащих на поверхности, – неуверенность в себе, боязнь неудачи, перфекционизм, демонстрация своей независимости и другие.
Какой бы ни была причина прокрастинации, с ней можно научиться успешно справляться. Рассмотрим семь наиболее известных современных методик, которые помогут настроиться на выполнение дел, организовать себя и избавиться от постоянного психологического дискомфорта.
1. Принцип Парето, или 20/80
Суть принципа, названного в честь экономиста Вильфредо Парето, в следующем:
Двадцать процентов усилий – восемьдесят процентов результата
Восемьдесят процентов усилий – двадцать процентов результата
В нашем случае это значит, что на выполнение 4/5 всех дел требуется всего 1/5 общего количества времени. Остальное время будет потрачено на оставшуюся пятую часть работы.
Что надо иметь в виду:
- К достижению результата приводят не все приложенные усилия, а небольшая их часть.
- Наибольшая часть усилий не приведет к результату.
- То, что кажется очевидным на первый взгляд, не всегда является таковым.
- Ожидаемый и получаемый результаты всегда будут отличаться, т.к. всегда есть скрытые и неучтенные обстоятельства и факторы.
- Не следует зацикливаться на мелочах. Важно понимать, движетесь ли вы к цели в принципе. При необходимости корректировать свои действия, поддерживая рабочее состояние проекта.
- Большинство положительных изменений происходит от малого количества положительных действий. Но большинство неудач происходит также от малого количества отрицательных действий.
- Наибольшее количество действий это трата сил вхолостую. Они не приводят ни к каким результативным изменениям.
Как применить на практике:
- Самые значимые дела делать, когда работоспособность наиболее высока. Например, утром или когда чувствуете себя бодрыми и отдохнувшими.
- На второстепенные дела выделить время, когда работоспособность снижена.
- Старайтесь направлять основные усилия на те сферы, которые считаете «вашими», которые интересны и где ваше развитие идет наиболее успешно. Не распыляйтесь и не пытайтесь объять необъятное.
- Постарайтесь определить свои биоритмы. У каждого человека есть индивидуальное время максимальной и минимальной продуктивности. Найдите свои часы максимальной работоспособности и посвятите его самым важным делам.
2. Метод “3-х важных задач”
Многие из нас привыкли составлять длиннющие списки дел на день, неделю, месяц, год. Но многим ли удается выполнять все это в отведенный срок? Увы, как правило, больше половины дел так и остается лишь пунктами красиво составленного плана.
Попробуйте выделить для себя только три самых важных дела, которые необходимо сделать за день. Выработайте привычку каждый вечер составлять этот короткий список на следующий день. Вы потратите не более пяти минут, но при этом четко, без промедления и раздумий будете знать, чем заняться с утра.
Утром просто беритесь и делайте. Если останется время, можно использовать его на выполнение второстепенной работы. Если не останется, то самые трудные дела все равно будут позади. Такой метод не только поможет рационально организовать время, но и даст ощущение психологического комфорта и удовлетворенности собой.
3. Достигать большего, делая меньшее
Данный метод основан на философии дзен – буддизма. Он подробно раскрывается в книге Марка Лессера «Достичь большего, делая меньше». Автор не только сумел адаптировать восточную мудрость в соответствии с восприятием западных людей, но и продемонстрировал ее практическую пользу.
Суть философии заключается в выполнении трех буддистских принципов:
- Останови суету в своем сознании
- Найди свою песню
- Пой свою песню
Остановка суеты в сознании означает умение контролировать свои мысли и эмоции. Находя в разгар рабочего дня немного времени для медитации, мы отвлекаемся от зацикленности на какой – либо проблеме, как бы отстраняясь от нее. Это позволяет одновременно расширить и успокоить поток сознания.
Спокойствие разума позволяет нам «найти свою песню», т.е. познать себя, свое место в этом мире, Понять свой способ существования, прочувствовать, сто для нас на самом деле важно и интересно.
И, наконец, «спеть свою песню» это значит – реализоваться, осуществить свои внутренние намерения и получить результат.
Возможно, освоение этого способа потребует некоторого времени. Но если сделать медитацию ежедневным упражнением для ума и души, то через некоторое время она обязательно принесет результаты.
4. Помидоры и планирование времени
Речь пойдет о так называемой «помидорной технике». Собственно, помидоры тут ни при чем. Метод был предложен итальянцем Франческо Чирилло в восьмидесятых годах ХХ века. А название было дано «в честь» кухонного таймера в форме помидора, который использовался при применении данной техники.
Суть метода заключается в разделении времени на отрезки по двадцать пять минут для выполнения определенной задачи. По истечении этого времени следует сделать короткий перерыв в несколько минут.
Порядок действий:
- Подготовить план дел и определить их приоритетность.
- Установить «помидор», т.е. таймер на двадцать пять минут.
- Сосредоточенно работать вплоть до звонка таймера. Отвлекаться и прекращать работу нельзя.
- После звонка сделать перерыв на три – пять минут.
- После четырех «помидоров», т.е. примерно через два часа, сделать перерыв на двадцать – тридцать минут.
Этот метод поможет избежать переутомления и четко определить количество времени, необходимое на выполнение конкретной работы.
5. Отказ от многозадачности
Многие люди привыкли браться за множество дел одновременно, считая, что таким образом успеют сделать большее количество дел. Однако при таком подходе существенно снижается концентрация внимания, а утомление наступает быстрее. Следовательно, коэффициент полезного действия снижается, а производительность труда уменьшается.
Гораздо рациональнее и продуктивнее сосредоточиться на выполнении одной задачи от и до и лишь после ее окончательного выполнения переходить к следующей.
Это не значит, что нужно категорически отказаться от одновременного выполнения нескольких дел. Но так можно поступать, если какое – либо из ваших действий вы можете выполнять автоматически. Так, многие хозяйки могут одновременно делать уборку и слушать новости. Во время длительной поездки на общественном транспорте (например, на работу) можно заняться чтением или проверить почту через мобильный интернет.
Такое сочетание дел поможет существенно сэкономить время. В случаях, когда требуется концентрация внимания и личная осознанность, наоборот – старайтесь не распыляться и не вводить себя в состояние «не знаю, за что хвататься». Это приводит к состоянию повышенной нервозности и ощущению собственной беспомощности перед навалившейся грудой дел и проблем. Лучше выбрать один из приведенных выше способов и действовать по плану.
6. Садимся на диету
В данном случае имеется в виду информационная диета. Одна из главных особенностей современной жизни заключается в доступности и объеме информации, ежедневно поступающей к нам по различным каналам. Мы привыкли к подобному явлению и не задумываемся о его негативном влиянии на наш мозг и психику.
Задумайтесь, какой процент вашей электронной корреспонденции действительно полезен и необходим для вас. Что конкретно дают вам общение в чатах с виртуальными «друзьями», компьютерные игры, просмотр светских новостей из жизни знаменитостей?
Попробуйте в качестве эксперимента хотя бы на время (неделю, месяц) отказаться от бесполезной информации и непродуктивного времяпровождения. Посмотрите, как это отразится на ваших делах и выполнении поставленных задач.
7. Жизнь по плану
Британский историк С.Н. Паркинсон сформулировал закон: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Это означает, что если вы взялись за уборку квартиры, решив посвятить этому весь день, то вы и будете наводить порядок целый день. Если же вам надо успеть сделать и другие дела, вы можете решить, что будете заниматься уборкой только три часа. И тогда вы прекрасно успеете управиться с ней в отведенное вами же время.
Установите себе четкие рамки выполнения самых важных и неотложных дел. Это поможет спланировать время и не растягивать выполнение работы на неопределенный срок.
Конечно, невозможно изменить устоявшиеся привычки за несколько дней. Не нужно также пытаться внедрить в свою жизнь все советы сразу. Выберите то, что ближе вам и постепенно внедряйте в свою жизнь.
