Высокая конкуренция в бизнесе, означает что настоящие профессионалы не могут позволить себе тратить время впустую. Каждая не эффективно потраченная минута, это минута, которая могла бы быть направлена на развитие бизнеса. Тем более со временем все эти моменты низкой продуктивности накапливаются и в итоге выливаются в значительное отставание от конкурентов.
Первый шаг на пути преодоления подобных проблем с эффективностью, лежит в том, чтобы распознать данные моменты. Мы подобрали несколько общих для всех организаций дыр, которые высасывают время ваших сотрудников.
Социальные сети
Многие бизнесы сейчас понимают, что для того, чтобы наладить лучшие в отрасли взаимоотношения с клиентами, они должны регулярно мониторить социальные сети на предмет упоминания бренда. Это позволяет мгновенно отвечать и реагировать на возможные жалобы со стороны потребителей. Но в тоже время постоянное наблюдение за социальными сетями может высасывать ваше продуктивное время.
Инвестируйте в программное обеспечение для малого бизнеса, которое позволяет автоматизировать как можно больше задач связанных с социальными сетями. В т.ч. отслеживание упоминаний в социальных сетях. Убедитесь, что программное обеспечение позволяет одному сотруднику отвечать за все вопросы, связанные с социальными сетями.
Электронная почта
Вы даже не представляете, как много времени вы тратите впустую просто читая, пересылая и отвечая на электронные письма. Выделите время для того, чтобы обучить ваших сотрудников практикам эффективной работы с электронной почтой. Особенно обратите внимание на то, что бы они пересылали и включали в общее обсуждение только тех сотрудников, которые действительно должны знать о проблеме.
Некоторые инструменты, такие как мессенджеры и ПО по организации работы небольших групп, позволяют значительно снизить количество пересылаемых писем и улучшить качество коммуникации в компании. В таких случаях вместо того, чтобы пересылать одно письмо от сотрудника к сотруднику, все могут собраться и обсудить проблему в едином виртуальном пространств. Члены команды могут также увидеть когда, кто-либо находится онлайн и готов обсуждать проблему. Это очень помогает, в случае если в вашей организации многие сотрудники работают за пределами офиса.
Технические проблемы
Технология должна делать нашу жизнь проще. Поэтому очень обидно, если вы должны тратить большое количество времени на решение проблем с компьютером. Будьте в курсе типичных проблем с вашей офисной техникой и всегда имейте под рукой номер человека, который сможет решить эти проблемы. Если вы работаете один, убедитесь что у вас есть запасной вариант для вашего ноутбука или смартфона, в случае если вам понадобится отнести их в ремонт на несколько дней.
Бизнес не может останавливаться каждый раз, когда ваш жесткий диск перестает работать или на ваш компьютер нападают вирусы.
Собрания
В большинстве организаций собрания занимают первое место по бесполезному использованию времени персонала. Это еще одна область, где правильное внедрение технологии может быть очень полезным.
Даже если собрания проводятся по телефону или в формате видеоконференции, вам все равно необходимо просить сотрудников оторваться от загруженного рабочего расписания. Если встречи не избежать, сделайте её как можно более эффективной, опишите повестку собрания, расписание и вопросы которые на нем будут обсуждаться. И делайте все возможное для того, чтобы следовать данному расписанию. Постарайтесь сделать собрание максимально коротким, приглашайте только тех сотрудников, которые действительно должны быть в курсе данной темы.
Личные переживания
Проблемы во взаимоотношениях это та часть бизнеса, без которой невозможна работа ни одной фирмы, неважно произрастают эти проблемы от недовольного клиента или два сотрудника воюют по бытовым вопросам.
К несчастью не существует простого инструмента, которые вы бы могли приобрести, чтобы легко решать данные проблемы. Но вы можете вооружиться знаниями, которые точно помогут в случае возникновения подобных вопросов. Существуют методики, которые вы можете использовать, но нет гарантии, что это позволит полностью остановить такие конфликты.
Когда вы видите, что напряжение нарастает, пообщайтесь наедине с каждым участником конфликта, постарайтесь получить как можно больше информации. Дайте понять каждой стороне, вовлеченной в конфликт, что хотя вас и волнует судьба вопроса, но работа должна быть на первом месте. Постарайтесь найти решение, или если это невозможно, примите дисциплинарные меры против тех сотрудников, которые нарушили правила компании.
После того, как вы успешно идентифицировали направления, где ваша компания каждый день впустую тратит время, вы можете предпринять меры для их устранения. Будьте честными с самим собой, когда будете искать такие «черные дыры», и вы увидите, что можете сделать больше в течение дня, и это ускорит рост вашего бизнеса.
